“No entiendo por qué se demora tanto en enviarnos el contrato firmado” dijo Xavier, gerente de ventas de una aseguradora multinacional que trataba de cerrar un negocio con un bróker de seguros local.
Si alguna vez has estado encargado de un contrato, seguramente te habrá pasado al menos algo de esto:
El contrato que enviaste no lo recibieron y debes hacerlo nuevamente.
El contrato que ya ha sido revisado y tiene los términos acordados, lo envías, pero te piden ajustes adicionales, lo cual da inicio a todo un proceso de aprobaciones, lo cual retrasa el comienzo de todo el proyecto.
El cliente aceptó tu oferta y te pide le envíes el contrato tan pronto sea posible, pero demoras fuera de tu control hacen que el contrato llegue a tu cliente luego de varios días y tu cliente ya cambió de opinión.
Al imprimir el contrato te falló la impresora: salieron hojas en blanco, se acabó la tinta o la cara posterior salió al revés.
Lo llevaste en original para revisión y la persona encargada tenía sus dedos manchados de tinta y se arruinó el contrato, por lo que se tuvo que imprimir nuevamente.
Cuando al fin obtuviste al menos la primera firma, te diste cuenta de que, al valor del contrato, ¡le faltaba un 0!, a repetir todo.
Has tenido que llamar a quien lo firmó, para decirle que ibas a cambiar una hoja, que lo enviarías de nuevo y perdiste dos días más por el cambio; generando una mala impresión en tu cliente sobre tu falta de cuidado en estos detalles.
Tu mensajero se equivocó y dejó el contrato a la dirección equivocada, o se perdió.
El firmante ofreció enviarte el contrato ese mismo día, pero al final te dijo que se había quedado sin mensajero y te lo enviaría con retraso al día siguiente.
¿Sigo enumerando el pan de cada día de los gestores de contratos?
Mejor te cuento que esos dolores de cabeza se acabaron en una época donde la tecnología se ha convertido en nuestro mayor aliado para automatizar procesos operativos que quitan tiempo valioso a ejecutivos, gerentes y directores de compañías.
Haz una prueba gratis con la solución de DocuSign
¿Por qué tener una solución de firma digital en Ecuador?
Elimina los siguientes problemas:
Retrasos para comenzar proyectos
Mala experiencia del cliente
Costos innecesarios
Ofertas abandonadas
Ineficiencia
Es mucho más seguro y confiable
Es más rápido y eficiente
Es amigable con el medio ambiente
Es más fácil controlar el proceso
Tiene respaldo legal
DocuSign es la solución líder a nivel mundial, que en Ecuador podrá dar un giro a los negocios, mira este video:
Estos son los beneficios de contratar una solución para firma digital o firma electrónica como la solución de DocuSign:
Elimina problemas
Los retrasos para comenzar proyectos son una de las causas por la que los presupuestos no se cumplen y en la mayoría de los casos, esto ocurre por procesos operativos ineficientes. El tiempo que tarda desde que se termina la elaboración de un contrato hasta que se tiene la versión final puede tomar de 3 a 6 veces más en un contrato físico que uno digital. Esto significa que, si un contrato tarda un día de forma digital, si se lo hiciera en físico, puede retrasar un proyecto 6 días o más, y el tiempo es un recurso no renovable.
El cliente puede llevarse una mala experiencia si encuentra algún error y no le es posible corregir a el mismo o encontrar que el mensajero maltrató las hojas y recibe un papel arrugado, traspapelar el contrato y no recibir un seguimiento, retrasando también sus proyectos, entre otros problemas. Estará encantado al recibir un contrato de firma digital o firma electrónica porque sentirá que está trabajando con una empresa a la vanguardia de las nuevas tecnologías y será más cómodo para la persona, un proceso de firma más sencillo y con menor uso de recursos.
Muy pocos contratos han sido impresos una sola vez, además se debe enviar el documento físicamente, lo cual genera desperdicio de recursos y costos asociados a estos. Se gasta innecesariamente en papel, tinta, transporte del mensajero, combustible, sobres, sellos, tiempo de los involucrados y sobre todo se afecta al medioambiente con la tala de árboles por papel desperdiciado, todo lo cual se ahorra al usar medios electrónicos.
El cliente puede cambiar de idea en el transcurso de tiempo en que tomó en enviar el contrato y desistir del proyecto, tal vez fueron 2 o 6 días, pero es menos probable que lo haga si el documento se envía el mismo día del cierre del negocio. Además, si se lo entregan físicamente y traspapela el documento y no se hace un seguimiento, también es probable que el acuerdo nunca se concrete. Con una solución de firma digital o firma electrónica, es fácil enviarlo todo en un solo día y realizar el control respectivo.
Todos estos problemas finalmente generan ineficiencias difíciles de controlar cuando se mantiene el proceso tradicional y anticuado de firma de contratos por medios físicos.
Es mucho más seguro y confiable
Una buena solución de firma digital o firma electrónica como DocuSign debe contar con todos los elementos de seguridad; uno de ellos es el certificado de la norma ISO 27001, que permite el aseguramiento, la confidencialidad e integridad de los datos y de la información. Además, algoritmos que permiten validar la originalidad de la firma y la identidad de los firmantes.
Es más rápido y eficiente
Solamente con eliminar la necesidad de un mensajero para el transporte del contrato entre las partes se optimiza el tiempo del proyecto. El tiempo es el recurso más valioso, el problema es que no se puede buscar ni crear, lo único que podemos hacer con él es optimizar nuestras actividades para aprovecharlo mejor. Definitivamente mantener un proceso tradicional de firma de documentos no contribuye a este objetivo, además que realizar un procedimiento operativo de forma manual tampoco contribuye en nada al aprendizaje, crecimiento, experiencia o formación del encargado del proceso.
Si queremos tener mejores colaboradores en nuestra organización, debemos darles más tiempo para actividades que generen valor y disminuir las cargas operativas que son lo opuesto a eso.
Es amigable con el medio ambiente
Está claro que al generar contratos de manera digital se elimina el desperdicio de papel. El calentamiento global es real y si nuestra empresa puede aportar un granito de arena para contribuir a la desaceleración del calentamiento, los “stakeholders” o partes interesadas de la organización, los clientes y la comunidad lo verán de forma positiva.
Es más fácil controlar el proceso
Con una solución como DocuSign, no se trata solo de firmar el documento, es acerca de todo el trayecto. Es fundamental realizar un seguimiento real del proceso, saber si ya se leyó el contrato, quién lo leyó, quién ya lo firmó y enviar recordatorios para agilizar el proyecto. Además, se puede integrar con otros sistemas como Salesforce que es un CRM (customer relationship management) que permite un control integrado de los procesos de compra de clientes; y al enviar una propuesta tras la aceptación de esta, el cliente puede recibir un contrato casi de inmediato, automatizando todo el proceso.
Tiene respaldo legal
Si te estabas preguntando si en Ecuador la firma digital o firma electrónica de contratos tiene respaldo legal, la respuesta es sí.
La firma electrónica es reconocida legalmente en Ecuador desde 2002 con la aprobación de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos. Puedes revisar a mayor detalle la legalidad de DocuSign en Ecuador
Ejemplo real: Experiencia de Unilever usando DocuSign
Unilever con más de 400 marcas y presencia en 190 países, es una empresa que utiliza varias de las herramientas de DocuSign para mantenerse apegados a su estrategia de crecimiento, comprometidos con la innovación, permitiendo a la compañía estar a la vanguardia de un entorno de negocios global en constante cambio. Mira este testimonio (puedes activar subtítulos en español):
Estos fueron los resultados para Unilever de implementar una estrategia de firma digital o firma electrónica de contratos:
· 80% en reducción del tiempo de elaboración de borradores de contratos.
· 50% en reducción del tiempo promedio de cada proceso de contratación.
“La gente entraría a su bandeja de entrada buscando el último correo con un contrato adjunto, teniendo que asegurarse de que es el correcto... Nosotros queríamos herramientas y soluciones que armonicen, simplifiquen y permitan lograr eficiencias.”
Wei Ling Lim
Consejera General para la Cadena de Abastecimiento Global de Unilever
Para finalizar, hay miles de empresas de todo tamaño que se mantienen a la vanguardia y utilizan una solución de firma electrónica. Solamente en DocuSign son cerca de 500.000 organizaciones que han optado por hacer los procesos de contratos más eficientes. Estas son algunas de las compañías que han confiado en esta solución:
Netflix
Apple
Visa
Microsoft
Astra Zeneca
LinkedIn
Aon
Samsung
BMW
Santander
Lo mejor de todo es que puedes hacer una prueba gratuita. ¡nada mejor que probarlo de primera mano!